建設会社の協力会社との連絡を、Google Workspace Studio で1か所に記録
電話・FAX中心から、
- 相談前
- 協力会社との
やりとりが 電話と FAXで、 履歴を 追えなかった - 支援後
- 報告の
形が 揃い、 連絡の 履歴を 1か所で 追えるようになった
守秘のため匿名化しています。面談では、守秘の範囲で具体的にお話しします。
状況
建設業。
困っていたこと
- 現場の
スケジュールや 報告が、 人に よってばらばら - 協力会社との
やりとりが 電話・FAX中心で、 あとから 追えない - 完了報告や
請求の タイミングが ずれやすい - トラブルの
とき、 原因を 特定するのに 時間が かかる
やったこと
- 報告の
書式と 共有の ルールを 揃えた - 協力会社からの
報告を、 電話・FAXから 報告フォームと メールに 移した - Google Workspace Studio で、
メールと 報告を 1つの 記録に 自動で 集める 仕組みを 入れた - 完了確認の
チェックリストと、 未完了を 担当者に 知らせる 通知を 設計した - 現場スタッフ向けに、
運用の 説明会を 開いた
細かな内容を見る
背景
建設業で、協力会社との連携が多い現場でした。
詳細
Google Workspace Studio で自動化したこと
- 協力会社からの報告メールを読み取り、案件ごとの記録（スプレッドシート）に追記する
- 報告に必要な項目が抜けていたら、担当者に確認を促す
- 期限までに完了報告がない作業を、担当者に知らせる
人が判断すること
- 工程の変更、やり直しの指示、請求の確定は、担当者が行う
- 自動化は記録と知らせるところまでにとどめ、判断を仕組みに渡さない
変わったこと
- 報告の
書き方と 共有の ルールを、 1つに 揃えた - 連絡の
履歴が 1か所に 集まり、 あとから 追えるようになった - 完了確認の
抜け漏れを、 チェックリストと 自動の 通知で 減らす形に なった
手元に残ったもの
実物は
- 業務フロー図 現状→あるべき姿→詰まり
ポイントを 可視化し、 最小差分の 改善順を 決めます。 - 報告フォーマット 誰が
見ても 同じ 情報が 分かる 形式に。 入力項目と 記載ルールを 統一します。 - 運用ルール 誰が
・いつ・どう 判断するかを 言語化。 運用が 崩れない 最小ルールを 整備します。 - チェックリスト 完了確認の
漏れを 防ぐ ための リスト。 定型業務の 抜け漏れを 減らします。 - 報告の記録と通知の自動化 Google Workspace Studio で、
報告の 記録、 連絡履歴の 集約、 未完了の 通知を 自動化します。 小さく 試し、 減った 手間を 確かめてから 広げます。 - 運用説明資料 現場スタッフ向けの
説明資料。 なぜ この ルールなのかを 伝え、 定着を 促します。
体制
- 支援の範囲
- 業務設計・情報一元化・運用ルール・記録と通知の自動化
- 進める役
- Yohaku Shift 武田